Оставьте свои контакты
Мы скоро свяжемся
Нажимая на кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку персональных данных, как описано в «Политике в отношении обработки персональных данных»

Внедрение управленческих отчетов в компании по бурению скважин

Клиент
Компания клиента занимается бурением колодцев, установкой септиков и их ремонтом. Работает во Владимирской области, в городе Юрьев-Польский. Клиенты — физические и юридические лица, привлекаемые с тендеров. На каждый объект выделяется бригада рабочих во главе с бригадиром. Всего в компании работает 20 человек.
Задача
Внедрить управленческую отчетность, создать систему отчетности, которая позволит получать достоверную информацию о работе и контролировать финансы в компании.
Все данные, представленные в изображениях и отчетах, демонстрационные и не имеют ничего общего с данными компании-заказчика.

Что было с учетом в компании

Собственник ориентировался исключительно на остатки денег на счетах и наличные, которые поступают от клиентов. При этом учет в компании не велся ни в каком виде, данные не фиксировались и не записывались. У клиента не было ни 1С, ни табличек в экселе, ни записей в журнале. В компании не формировалась отчетность, и собственник не обладал информацией о текущей ситуации с финансами.

Проблемы и особенности

— Неизвестна рентабельность направлений, бригад, объектов.
— Неизвестно, сколько компания зарабатывает прибыли и сколько можно забирать дивидендов.
— Нет уверенности, что деньги на закупку тратятся правильно и оптимально.
— Кассовые разрывы в компании (нехватка денег для оплаты обязательств).
— Нет уверенности, что сотрудники не воруют (расходные материалы, деньги).
— Непонятно, в каком финансовом состоянии находится компания.
— Неизвестно, как и где можно оптимизировать и улучшить работу компании.

Решение

Этап 1. Составили и подписали техническое задание

Для того, чтобы результат проекта соответствовал ожиданиям заказчика, после заключения договора мы всегда составляем техническое задание. Когда заказчик только обратился к нам, он знал о своих проблемах, но не знал как их решить. В режиме обсуждения мы собрали перечень отчетов и показателей, которые он хочет получать и анализировать, а затем оформили это в виде технического задания.
Техническое задание
Пример технического задания

Этап 2. Настроили учетную систему

На старте проекта у клиента не было никаких источников получения информации о состоянии финансов. Чтобы собирать данные, мы использовали собственную учетную систему «Аутфинанс».

Она была разработана как нечто среднее между 1С и Гугл таблицами. Так как, в некоторых случаях 1С использовать необязательно, слишком сложно или просто нет желания. А Гугл таблицы имеют ограничение по нагрузке, возможности создать доступы для разных сотрудников, автоматизации и безопасности.

Учетная система состоит из трех журналов учета: журнал сделок, журнал учета средств и журнал учета материалов (склад). В эти журналы сотрудники компании должны вносить информацию, необходимую для учета.
Главная страница учетной системы «Аутфинанс»
Главная страница учетной системы, открывающая журналы

2.1 Журнал учета сделок

Каждая сделка, по которой заключен договор, заносится в журнал учета сделок. Необходимо зафиксировать всю информацию, которая доступна: по какому адресу продали, кто из менеджеров продал, что было источником продажи, что именно было продано, по какой цене и в каком количестве, какая работала бригада на объекте и т.д.

Эта информация используется для аналитики и формирования Отчета о прибылях и убытках, который показывает, сколько зарабатывает компания и кто ей приносит деньги (менеджеры, бригады, клиенты).

2.2 Журнал учета средств

Для внедрения управленческой отчетности в компании не имеет значения серая или белая бухгалтерия, платили с ООО или ИП. Все деньги, которые поступают или уходят из компании (поступления и списания), фиксируются в журнале учета средств. Данные фиксируются подробно: когда был платеж, с какого счета, по какой статье, на какую сумму, кому и т.д.

На основе этих данных формируется Отчет о движении денежных средств, который показывает, куда компания тратит деньги и откуда получает (контрагенты, статьи, счета).

2.3 Журнал учета материалов (склад)

Движение материалов со склада или на склад фиксируется в этом журнале. Кладовщик вводит информацию о том, когда, сколько и откуда было закуплено материала. То же самое со списанием материалов со склада.
Кладовщик видит остатки на текущий момент, какие материалы есть на складе, в каком количестве и на какую сумму, и планирует закупку в зависимости от наличия.

Этап 3. Настроили систему отчетов

После того, как данные попадают в учетную систему, они представляют из себя лишь набор сырых данных, которые нужно уметь анализировать. Не все собственники и руководители самостоятельно разбираются в анализе данных. Для того, чтобы аналитика была дружелюбна и доступна пользователям с любым уровнем подготовки, во всех своих проектах мы внедряем приложение для бизнес-аналитики Microsoft Power BI. Приложение организовано по принципу, чтобы аналитика была доступна без специальных знаний.

Понятные диаграммы, настраиваемые срезы (фильтры) и другие инструменты помогают изучить данные с разных сторон и сделать выводы быстро.
Power BI позволяет собрать данные из разных источников в одном месте: CRM, ERP, систем веб-аналитики, колл-трекинга, 1С, баз данных и других систем где есть API.
Если клиенту понадобится разработать новый отчёт, мы заберём данные из любой системы, и он появится в приложении Power BI в привычном для него виде.

3.1 Отчет о движении денежных средств

Данный отчет собирается на основе журнала учета средств.
Для отображения данных в удобном виде мы используем графики, диаграммы, матрицы и таблицы и создаем систему срезов из 7 разных фильтров для подробного изучения. При выборе конкретного фильтра, данные обновляются «на лету» и информация изменяется в соответствии с выбранным фильтром.

Отчет показывает:
— Сколько денег поступило и сколько было потрачено.
— По каким статьям поступали и тратились деньги.
— Общий остаток денег и остаток на разных счетах (наличные, расчетные счета).
— Кто из контрагентов приносит и забирает больше всего денег.
— Какой остаток денег за период после всех операций.
— По каким счетам проходит основная масса операций.

3.2 Отчет о сделках, прибылях и убытках

Отчет собирается на основе журнала сделок и, частично, журнала учета средств, которые мы рассмотрели выше. Данные можно сортировать в 6 срезах: по категории, источнику сделки, номеру договора, контрагенту, менеджеру и бригаде.

Так как компания занимается бурением скважин по всей Владимирской области, клиент пожелал собирать информацию о том, как проходило бурение по выполненным сделкам. Для этого мы создали карту, которую можно подробно изучать для определения себестоимости бурения, возможных проблем и т.д. Также карту можно вставить фреймом на сайт компании.

Отчет показывает:
— Какая была выручка и прибыль.
— Кто и сколько денег должен по выполненным сделкам (дебиторка).
— Какие из бригад, менеджеров, направлений, сделок, источников более прибыльны (валовая прибыль).
— Растет ли рентабельность валовой прибыли и чистой прибыли со временем.
— Зависит ли срок работ от роста количества сделок.
— Какие расходы по сделкам несет компания, и какую долю занимает каждый из них в общей сумме.

3.3 Отчет по складу

Данный отчет собирается на основе журнала учета материалов (склад). Отчет интерактивный, данные можно изучать в разрезе: по типу (поступление/списание), складу, материалу, контрагенту, номеру договора, бригаде.

Отчет показывает:
— Сколько пришло и сколько списалось материала со склада.
— Какой остаток на каких складах в количестве и суммах.
— От каких контрагентов поступал материал и на каких контрагентов и сделки списывался.
— По каким ценам закупается материал (максимальные, минимальные и средние цены).

Этап 4. Обучение сотрудников

Когда учетная система и система аналитики были готовы, мы провели обучение для сотрудников. Объяснили, как пользоваться приложением «Аутфинанс», помогли завести стартовые позиции (остатки на счетах, остаток материала, сделки в работе) и показали, как анализировать данные в приложении Microsoft Power Bi.

Записали видеообучение для действующих сотрудников и для введения в должность новых сотрудников по всем процессам: добавление новых пользователей в приложение, редактирование категорий в журналах, внесение информации в журналы, использование приложения «Аутфинанс», анализ данных в Microsoft Power Bi.

Результат

Внедрили учетную систему, в которой сотрудники фиксируют информацию о сделках, платежах и материалах на складе. Обучили сотрудников пользоваться учетной системой. Разработали и внедрили в компанию функциональные отчеты, которые с помощью фильтров помогают анализировать данные по компании и принимать более точные управленческие решения.
Работа компании стала прозрачной для собственника, отчетность соответствует первоначальному запросу клиента и отвечает на его вопросы о финансах компании, которые ранее были неизвестны.
Ниже представлен готовый аналитический отчет по данному проекту, который вы можете самостоятельно изучить и попробовать поработать с ним. Отчет интерактивный и кликабельный.
Стоимость внедрения: 103 500 рублей
Стоимость владения: 0 рублей
Срок внедрения: 2 месяца
Расскажите всем
Или оставьте заявку
и мы предложим решение вашей задачи

Что дальше: звонок → сбор информации → встреча → понимание задачи → реализация

В результате вы получите управленческие отчеты, которые помогут принимать более точные управленческие решения.
Оставьте свои контакты ниже ↓
перезвоним в течение рабочего дня
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», я даю согласие на обработку персональных данных, как описано в «Политике в отношении обработки персональных данных»
Кейс впервые был опубликован на vc.ru
Made on
Tilda